Come scrivere un’e-mail professionale in inglese
Ormai da decenni la comunicazione via e-mail si è configurata come uno strumento essenziale per le relazioni nel mondo degli affari. Imparare come scrivere un’email in inglese può sembrare banale, da un lato, oppure un’azione molto delicata per coloro che non sono madrelingua. Piccolo spoiler: no, un semplice tool AI di traduzione automatica non vi basterà. Certo, può tradurre le singole parole, ma potrebbe farvi incappare in qualche scivolone su consuetudini e business habits inglese che ignorate.
Davanti a regole formali che prevedono dei veri e propri codici su come iniziare una mail in inglese e anche su come chiudere una mail formale in inglese, ci si arrovella tra mille dubbi e perplessità. Se vuoi provare a capire quali sono i punti cruciali di un’e-mail professionale in inglese, leggi i nostri consigli per imparare a padroneggiare l'arte di scrivere negli scambi di business.
Gli elementi base di una business e-mail
Proviamo a spacchettare questa attività nei suoi elementi cruciali: attacco iniziale, corpo del testo, paragrafazione e buone pratiche.
Come iniziare una mail in inglese: saluto e introduzione
L'incipit è uno dei passaggi cruciali di una mail formale in inglese, poiché stabilisce l'atmosfera e l'intento della comunicazione. Ecco alcuni suggerimenti su come iniziare una mail formale in inglese professionale.
Inizia sempre la tua mail con un saluto appropriato. Se conosci il nome del destinatario, utilizza Dear seguito dal nome. Ad esempio, “Dear Mr. Smith o Dear Ms. Johnson. Se non conosci il nome del destinatario, puoi utilizzare Dear Sir/Madam” o “To whom it may concern”. Evita, invece, un semplice “Good morning”, non si usa e potrebbe risultare scortese.
Nella prima frase, dovresti presentarti brevemente e spiegare il motivo per cui stai scrivendo. Ad esempio, puoi dire "Sono [nome] e vorrei chiedere informazioni riguardo a...". Questo aiuta l’interlocutore a inquadrare subito ciò che andrai ad approfondire in seguito.
Corpo del testo: come strutturare una mail in inglese
La struttura di una mail in inglese è simile a quella di una mail professionale scritta in italiano, ma ci sono alcune convenzioni che è importante seguire, per garantire chiarezza e coerenza.
Paragrafi brevi
Dividi il contenuto della mail in paragrafi brevi e ben strutturati. Ogni paragrafo dovrebbe affrontare un singolo argomento e iniziare con una frase chiave che sintetizzi il punto principale.
Utilizza gli elenchi puntati
Se devi toccare più argomenti o elencare una serie di informazioni, considera l'uso di un elenco puntato. Questa formattazione rende il contenuto più chiaro e facile da leggere ed è molto sdoganata nei contesti di lavoro - ma anche in quelli web, tecnici e scientifici - anglosassoni. Se in italiano a volte amiamo i paragrafi lunghi e pieni di subordinate, in inglese no: meglio la sintesi e gli elenchi.
Utilizzo del linguaggio formale
Quando scrivi una mail per lavoro in inglese, è importante utilizzare un tono formale e professionale. Evita l'uso di emoticon e un linguaggio troppo colloquiale, a meno che tu non conosca davvero bene l’interlocutore. Mantieni la tua scrittura chiara, concisa e rispettosa: il tempo, oggi, è una grande risorsa, e arrivare subito al punto nei messaggi è sempre apprezzato!
Evita errori grammaticali
Consiglio apparentemente scontato ma che va sempre ripetuto: prima di inviare la mail al cliente, fornitore o collega, controlla attentamente la grammatica e l'ortografia! Gli errori possono compromettere la tua credibilità e professionalità: utilizza il correttore automatico, chiedi a una persona madrelingua di dare un'occhiata alla tua mail prima di inviarla oppure rivolgiti a un servizio di traduzioni per aziende e marketing.
Chiusura delle mail inglesi
Imparare come concludere una mail in inglese è un altro passaggio cruciale, proprio come il gancio iniziale.
In base al tipo di messaggio e di contenuto puoi decidere come chiudere la mail in inglese impeccabile, ci sono diverse espressioni convenzionali utilizzate come formule conclusive che precedono i saluti finali.
Puoi concludere la mail in inglese con un ringraziamento appropriato e utilizzare la semplice espressione “Thank you” oppure scrivere “I appreciate your assistance” per mostrare gratitudine. In alternativa, utilizza una formula semplice ma cortese come “Thank you in advance” che equivale a “Grazie in anticipo”.
Puoi aggiungere poi espressioni come “For further information, please don't hesitate to contact me” che è tale e quale alla nostra formula “Per maggiori informazioni, non esiti a contattarmi” o l’analogo “Please let me know if you have any questions”.
Per i saluti finali utilizza una formula formale tra quelle per chiudere una mail professionale in inglese. Puoi scegliere tra saluti comuni come “Best regards” o "Kind regard"; “Yours faithfully” o “Your sincerely” sono un pochino più formali e retrò ma comunque accettati. Una connotazione geolocalizzata può essere un modo simpatico di mostrare vicinanza, pur nella lontananza: “Kind regards from Italy”, ad esempio, o “Best regards from Urbino”.
Ricorda di lasciare una riga di spazio tra il saluto e la tua firma, con il nome completo per esteso. Se necessario, includi anche il tuo titolo o la tua posizione lavorativa.
Scrivere una mail in inglese può sembrare una sfida complessa ma seguendo queste linee guida e facendo pratica sarai in grado di migliorare la tua abilità nel comunicare in maniera chiara e professionale sul luogo di lavoro.
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