Come scrivere una mail professionale in inglese
Ormai sono decenni che la comunicazione via e-mail si è confermata come uno strumento essenziale per le relazioni nel mondo degli affari. Imparare come scrivere una mail in inglese può sembrare un'impresa delicata per coloro che non sono madrelingua. Davanti a regole formali che prevedono dei veri e propri codici su come iniziare una mail in inglese e anche su come chiudere una mail formale in inglese, ci si arrovella tra mille dubbi e perplessità. Se vuoi provare a capire quali sono i punti cruciali di una mail formale in inglese, leggi i nostri consigli per imparare a padroneggiare l'arte di scrivere e concludere una mail in lingua inglese.
Come iniziare una mail in inglese
L'incipit è uno dei passaggi cruciali di una mail formale in inglese, poiché stabilisce l'atmosfera e l'intento della comunicazione. Ecco alcuni suggerimenti su come iniziare una mail formale in inglese professionale.
Saluto
Inizia sempre la tua mail con un saluto appropriato. Se conosci il nome del destinatario, utilizza Dear seguito dal nome. Ad esempio, “Dear Mr. Smith o Dear Ms. Johnson. Se non conosci il nome del destinatario, puoi utilizzare Dear Sir/Madam” o “To whom it may concern”.
Introduzione
Nella prima frase, dovresti presentarti brevemente e quindi spiegare il motivo per cui stai scrivendo. Ad esempio, puoi dire "Sono [nome] e vorrei chiedere informazioni riguardo a...".
Come scrivere e strutturare una mail in inglese
La struttura di una mail in inglese è simile a quella di una mail professionale scritta in italiano, ma ci sono alcune convenzioni che è importante seguire, per garantire chiarezza e coerenza. Ecco alcuni suggerimenti su come scrivere e strutturare una mail in inglese.
Paragrafi brevi
Dividi il contenuto della mail in paragrafi brevi e ben strutturati. Ogni paragrafo dovrebbe affrontare un singolo argomento e iniziare con una frase chiave che sintetizzi il punto principale.
Utilizza gli elenchi puntati
Se devi toccare più argomenti o elencare una serie di informazioni, considera l'uso di un elenco puntato. Questa formattazione rende il contenuto più chiaro e facile da leggere.
Utilizzo del linguaggio formale
Quando scrivi una mail per lavoro in inglese, è importante utilizzare un tono formale e professionale. Evita l'uso di emoticon e il linguaggio colloquiale. Mantieni la tua scrittura chiara, concisa e rispettosa.
Evita errori grammaticali
Prima di inviare la mail al cliente, fornitore o collega, controlla attentamente la grammatica e l'ortografia. Gli errori possono compromettere la tua credibilità e professionalità. Utilizza il correttore automatico, chiedi a una persona madrelingua di dare un'occhiata alla tua mail prima di inviarla oppure rivolgiti a un servizio di traduzioni per aziende e marketing.
Chiusura delle mail inglesi
Imparare come concludere una mail in inglese è un altro passaggio cruciale, proprio come la parte iniziale. Ecco alcuni suggerimenti su come chiudere una mail in inglese. In base al tipo di messaggio e di contenuto puoi decidere come chiudere la mail in inglese impeccabile. Ci sono diverse espressioni convenzionali utilizzate come formule conclusive che precedono i saluti finali.
Puoi concludere la mail in inglese con un ringraziamento appropriato e utilizzare la semplice espressione “Thank you” oppure scrivere “I appreciate your assistance” per mostrare gratitudine. In alternativa, utilizza una formula semplice ma cortese come “Thank you in advance” che equivale a “Grazie in anticipo”.
Puoi aggiungere poi espressioni come “For further information, please don't hesitate to contact me” che è tale e quale alla nostra formula “Per maggiori informazioni, non esiti a contattarmi” o l’analogo “Please let me know if you have any questions”.
Per i saluti finali utilizza una formula formale tra quelle per chiudere una mail professionale in inglese. Puoi scegliere tra saluti comuni come “Your sincerely”, “Best regards” o "Yours faithfully".
Ricorda di lasciare una riga di spazio tra il saluto e la tua firma, con il nome completo per esteso. Se necessario, includi anche il tuo titolo o la tua posizione lavorativa.
Scrivere una mail in inglese può sembrare una sfida complessa ma seguendo queste linee guida e facendo pratica sarai in grado di migliorare la tua abilità nel comunicare in maniera chiara e professionale sul luogo di lavoro.
Ricorda di prenderti il tempo necessario per strutturare correttamente la mail, controllare la grammatica, lasciare delle spaziature tra un capoverso e l’altro, fornire le informazioni necessarie in modo chiaro e conciso. Con il tempo e l’abitudine, diventerai esperto nella scrittura di mail formali in inglese.
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