Consigli per scrivere una lettera commerciale in inglese

L'inglese – come qualsiasi altra lingua – genera una serie di sotto-linguaggi specifici per ogni settore di utilizzo. Dal momento che l'inglese è da secoli la lingua globale del commercio e della finanza non ci si può stupire se il business english, cioè l'inglese commerciale, abbia assunto non solo un'importanza notevole ma anche una certa autonomia a livello linguistico.

Una lettera commerciale in inglese deve rispettare delle precise regole formali e strutturali, così da esprimere la professionalità del mittente e gettare le basi per una proficua collaborazione tra chi la scrive e chi la riceve. Ecco quali sono le regole fondamentali per la stesura di una lettera commerciale in lingua inglese.

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Che cosa si intende per inglese commerciale?

L'inglese commerciale è quel particolare insieme di termini tecnici ed espressioni specifiche il cui uso si è consolidato all'interno degli ambienti aziendali. Anche se ovviamente la base di questo linguaggio settoriale è l'inglese comune, il business english utilizza espressioni tipiche che difficilmente vengono impiegate in altri contesti.

Lettera commerciale in inglese: in quali contesti si utilizza

Una lettera commerciale (in inglese come in ogni altra lingua) è una lettera formale che si utilizza in genere per le comunicazioni tra aziende o per le comunicazioni tra azienda e clienti o tra azienda e fornitori.

Servono, ad esempio, a scambiare informazioni tecniche, a richiedere o ricevere preventivi, a stabilire accordi commerciali e così via.

Come scrivere una lettera commerciale in lingua inglese

L'inglese è una delle principali lingue adoperate nel commercio internazionale. Quindi sapere come scrivere una lettera commerciale in inglese è fondamentale per un'azienda attiva sul mercato estero. Se non si hanno le competenze sufficienti per la stesura della lettera è consigliabile procedere a scriverla nella propria lingua madre per poi rivolgersi alle agenzie di traduzioni professionali come EuroTrad che prevede un servizio di traduzione commerciale dedicato.

Incipit: come si inizia una lettera commerciale in inglese

Una lettera commerciale può essere destinata a un referente di cui si conoscono nome e cognome oppure a un'azienda. In entrambi i casi si dovranno utilizzare espressioni di apertura formali, soprattutto se l'azienda destinataria opera in UK:

• apertura formale con destinatario noto: Dear Sir / Dear Madam;
• apertura formale con destinatario sconosciuto: Dear Sirs / To Whom Who May Concern.

Struttura

Una lettera commerciale in inglese dovrebbe essere strutturata in un massimo di tre brevi paragrafi separati da un'interlinea che renda più facile la lettura. Oltre al corpo della mail o della lettera, andranno aggiunti anche un trafiletto riassuntivo e la conclusione con le opportune formule di commiato.

Per quanto riguarda il trafiletto riassuntivo, questa parte di testo dovrebbe comunicare in breve le informazioni contenute nella lettera, così che il destinatario possa subito avere chiaro il contenuto della comunicazione. Possibilmente questo primo paragrafo deve essere più breve dei successivi, che costituiscono invece il vero e proprio corpo della comunicazione.

Conclusioni

Le conclusioni di una lettera commerciale dovranno contenere indicazioni sulle comunicazioni successive, richiedendo per esempio una risposta tempestiva, la risoluzione di un problema oppure assicurando la propria disponibilità a fornire ulteriori chiarimenti.

Infine, le formule di saluto dovranno riprendere le formule di apertura, mantenendo lo stesso livello di formalità. Il consiglio è di utilizzare espressioni formali:

• chiusura formale con destinatario noto: Yours sincerely;
• chiusura formale con destinatario sconosciuto: Yours faithfully.

Lettere commerciali in inglese: un esempio

Di seguito ti riportiamo un esempio di lettera commerciale in inglese:

Dear Sirs,

I write about a problem about the delivering of the order n.XXX.

We received your parcel correctly as it was planned but the article n. YYY – required with all the others you sent – was missing.

We hope you can look to this matter in a brief time and we hope that you will able to deliver the missing article in a week from now.

If you require more information, this number is available for urgent communications to our commercial team: xxx xxxx.

Yours faithfully,

Commercial Manager
XXX XXXXX

Come scrivere in inglese una mail commerciale

Sempre in tema di inglese commerciale, come si scrive una mail a carattere commerciale in inglese? Le regole per scrivere una mail commerciale in inglese sono le stesse che valgono per le comunicazioni di tipo formale:

• utilizzare periodi brevi e non ridondanti;
• evitare i giri di parole e non abusare di virgole;
• utilizzare le espressioni di transizione, cioè parole o gruppi di parole che mettono in evidenza le connessioni logiche tra due periodi o tra due sezioni della mail.

Ricordati, infine, di prestare attenzione all'utilizzo corretto delle espressioni tipiche del business english.

Frasi fatte e termini più utilizzati nel business english

Le espressioni idiomatiche sono una componente fondamentale dell’inglese commerciale, poiché rendono il linguaggio più incisivo e naturale nelle interazioni professionali. Comprenderle e saperle utilizzare nel giusto contesto permette di comunicare con maggiore efficacia e professionalità.

Espressioni per avviare e gestire un progetto

• To get the ball rolling (lett. “Far rotolare la palla”): Utilizzato per indicare l’inizio di un progetto o di un’iniziativa.
• To hit the ground running (lett. “Colpire il suolo correndo”): Esprime l’idea di iniziare un progetto o un’attività con grande energia ed efficienza fin da subito. In Italia potremmo dire "mettersi subito all'opera" quando si inizia qualcosa con entusiasmo e grinta.
• To go the extra mile (lett. “Fare un miglio extra”): Indica l’impegno nel fare più del necessario per ottenere un risultato eccellente, ovvero mettercela tutta per ottenere un risultato eccellente. In italiano sarebbe "fare un ultimo sforzo" o "fare uno sforzo in più".

Espressioni per mantenere il focus e la produttività

• To be on the ball (lett. “Essere sulla palla”): Quest'espressione potrebbe essere tradotta con l'espressione italiana “essere sul pezzo”. Significa impegnarsi al massimo delle proprie possibilità e con estrema attenzione per portare a compimento un obbiettivo o un progetto.
• To keep your eye on the ball (lett. "Mantenere gli occhi sulla palla"): Raggiungere gli obiettivi aziendali richiede concentrazione e attenzione costante sulle attività strategiche con questa frase fatta vogliamo specificare di "mantenere alta l’attenzione su qualcosa".
• To think on your feet (lett. “Pensare in piedi”): Esprime la capacità di reagire rapidamente e prendere decisioni immediate in una situazione complessa.

Espressioni per comunicazione e collaborazione

• To be in the loop (lett. “Essere nel cerchio”): Indica essere aggiornati e informati su un determinato processo o progetto.
• To keep someone in the loop (lett. “Tenere qualcuno nel cerchio”): Significa aggiornare costantemente una persona sugli sviluppi di un progetto o di una trattativa.
• To touch base (lett. “Toccare base”) : Utilizzato per indicare che si vuole contattare qualcuno per discutere di qualcosa o per assicurarsi che tutto vada bene. Può essere tradotto come "mettersi in contatto" o "sentirsi per un breve confronto".
• To be on the same page: Per il successo di un progetto, è essenziale che tutti i membri del team abbiano una comprensione chiara degli obiettivi ed essere sulla stessa lunghezza d’onda. 
• Let’s circle back: Se un argomento non può essere discusso in dettaglio in un meeting, si può rimandare la discussione a un altro momento invitando a "tornare su questo argomento più tardi o in un secondo momento".

Espressioni per prendere decisioni e dare priorità

• To call the shots (lett. “Chiamare i colpi”):  Significa prendere decisioni importanti e avere il controllo su una situazione. Fuori da una lettera formale sarebbe traducibile con un colloquiale "condurre le danze".
• To put something on the back burner (lett. “Mettere qualcosa sul fornello posteriore”) – Significa dare una priorità più bassa a un’attività o rimandarla a un momento successivo, ovvero "metterla in secondo piano".

Espressioni per innovazione e pensiero strategico

• To think outside the box (lett. “Pensare fuori dalla scatola”): Significa “pensare al di fuori degli schemi”, cioè inventare soluzioni innovative per affrontare un problema o per raggiungere nuovi obiettivi.
• To get up to speed (lett. “Mettersi a velocità”): Nelle attività commerciali essere aggiornati e al passo con le innovazioni tecniche del settore è molto importante. Si capisce perché quest'espressione, che significa “mettersi in pari, aggiornarsi” sia così utilizzata e di così grande importanza.

Alcuni termini dell'inglese commerciale, poi, sono entrati a far parte del linguaggio comune, tanto che probabilmente li abbiamo utilizzati anche se non lavoriamo nel settore business, come ad esempio:

1. Brainstorming. Questo termine indica una sessione creativa in cui più menti collaborano per “buttare giù” idee innovative e delineare nuova possibilità di azione. Spesso il brainstorming è un momento di grande caos a cui segue una fase di selezione e organizzazione delle idee più valide.
2. Downtime. Si tratta del periodo di pausa tra la conclusione di un compito importante e l'inizio del successivo. Durante un periodo di downtime, si hanno meno impegni e si lavora a velocità meno sostenuta, quindi si ha più tempo per prendere in considerazione nuovi progetti, riesaminare dati e così via.
3. Leverage – Termine che indica la capacità di sfruttare risorse, conoscenze o connessioni per ottenere un vantaggio competitivo.
4. Synergy – Espressione che si riferisce alla combinazione di elementi che lavorano insieme per ottenere un risultato superiore alla somma delle loro parti.
5. KPI (Key Performance Indicator) – Indicatori chiave di performance utilizzati per misurare l’efficacia di un’azione o di una strategia aziendale.
6. Win-win – Situazione in cui entrambe le parti traggono beneficio da un accordo o una negoziazione.
7. Pitch – Presentazione concisa e persuasiva di un’idea o di un progetto a potenziali investitori o clienti.
8. Benchmark → Parametro di riferimento / Standard di confronto
9. Core business → Attività principale / Settore chiave di un’azienda
10. Roadmap → Piano strategico / Percorso per raggiungere un obiettivo

Queste sono soltanto alcune delle più famose e utilizzate espressioni di inglese commerciale. Come si può facilmente intuire, per tradurle correttamente questi termini è necessaria una profonda conoscenza del settore. Per questo motivo è fondamentale affidare le traduzioni specializzate a professionisti della traduzione, come EuroTrad che prevede un team di traduttori specializzati nelle lingue più utilizzate in ambito commerciale.

Traduzione della lettera in inglese: a chi rivolgersi

Come anticipato in precedenza, se hai un’azienda che opera su un mercato internazionale è fondamentale che le lettere commerciali vengano scritte con un inglese impeccabile. Per questo motivo il consiglio è quello di rivolgersi a traduttori specializzati che, grazie alle proprie competenze, sanno padroneggiare i tecnicismi del linguaggio commerciale e allo stesso tempo le regole della comunicazione formale in lingua inglese.

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