Consigli per scrivere una lettera commerciale in inglese

Una lettera commerciale in inglese deve rispettare delle precise regole formali e strutturali, così da esprimere la professionalità del mittente e gettare le basi per una proficua collaborazione tra chi la scrive e chi la riceve. Ecco quali sono le regole fondamentali per la stesura di una lettera commerciale in lingua inglese.

Lettera commerciale in inglese: in quali contesti si utilizza

Una lettera commerciale (in inglese come in ogni altra lingua) è una lettera formale che si utilizza in genere per le comunicazioni tra aziende o per le comunicazioni tra azienda e clienti o tra azienda e fornitori.

Servono, ad esempio, a scambiare informazioni tecniche, a richiedere o ricevere preventivi, a stabilire accordi commerciali e così via.

Come scrivere una lettera commerciale in lingua inglese

L’inglese è una delle principali lingue adoperate nel commercio internazionale. Quindi sapere come scrivere una lettera commerciale in inglese è fondamentale per un’azienda attiva sul mercato estero. Se non si hanno le competenze sufficienti per la stesura della lettera è consigliabile procedere a scriverla nella propria lingua madre per poi rivolgersi alle agenzie di traduzioni professionali come EuroTrad che prevede un servizio di traduzione commerciale dedicato.

Incipit: come si inizia una lettera commerciale in inglese

Una lettera commerciale può essere destinata a un referente di cui si conoscono nome e cognome oppure a un’azienda. In entrambi i casi si dovranno utilizzare espressioni di apertura formali, soprattutto se l’azienda destinataria opera in UK:

• apertura formale con destinatario noto: Dear Sir / Dear Madam;
• apertura formale con destinatario sconosciuto: Dear Sirs / To Whom Who May Concern.

Struttura

Una lettera commerciale in inglese dovrebbe essere strutturata in un massimo di tre brevi paragrafi separati da un’interlinea che renda più facile la lettura. Oltre al corpo della mail o della lettera, andranno aggiunti anche un trafiletto riassuntivo e la conclusione con le opportune formule di commiato.

Per quanto riguarda il trafiletto riassuntivo, questa parte di testo dovrebbe comunicare in breve le informazioni contenute nella lettera, così che il destinatario possa subito avere chiaro il contenuto della comunicazione. Possibilmente questo primo paragrafo deve essere più breve dei successivi, che costituiscono invece il vero e proprio corpo della comunicazione.

Conclusioni

Le conclusioni di una lettera commerciale dovranno contenere indicazioni sulle comunicazioni successive, richiedendo per esempio una risposta tempestiva, la risoluzione di un problema oppure assicurando la propria disponibilità a fornire ulteriori chiarimenti.

Infine, le formule di saluto dovranno riprendere le formule di apertura, mantenendo lo stesso livello di formalità. Il consiglio è di utilizzare espressioni formali:

• chiusura formale con destinatario noto: Yours sincerely;
• chiusura formale con destinatario sconosciuto: Yours faithfully.

Lettere commerciali in inglese: un esempio

Di seguito ti riportiamo un esempio di lettera commerciale in inglese:

Dear Sirs,

I write about a problem about the delivering of the order n.XXX.

We received your parcel correctly as it was planned but the article n. YYY – required with all the others you sent – was missing.

We hope you can look to this matter in a brief time and we hope that you will able to deliver the missing article in a week from now.

If you require more information, this number is available for urgent communications to our commercial team: xxx xxxx.

Yours faithfully,

Commercial Manager
XXX XXXXX

Traduzione della lettera in inglese: a chi rivolgersi

Come anticipato in precedenza, se hai un’azienda che opera su un mercato internazionale è fondamentale che le lettere commerciali vengano scritte con un inglese impeccabile. Per questo motivo il consiglio è quello di rivolgersi a traduttori specializzati che, grazie alle proprie competenze, sanno padroneggiare i tecnicismi del linguaggio commerciale e allo stesso tempo le regole della comunicazione formale in lingua inglese.

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