Una lettera formale può essere necessaria in diversi contesti lavorativi e può essere finalizzata scopi differenti. Per fare qualche esempio, si scrive una lettera formale (cover letter in inglese) quando è necessario accompagnare un curriculum o candidarsi autonomamente a una posizione lavorativa (motivation letter), quando è necessario invitare qualcuno a un evento ufficiale o si deve stabilire una comunicazione con un’azienda.
Come si sa, il registro formale e il registro quotidiano di una lingua sono spesso molto diversi tra loro e, oltre a scegliere il registro appropriato, nel caso delle lettere formali bisogna presentare particolare attenzione all’intestazione e all’apertura, nonché alla conclusione e ai saluti finali. Ogni lingua prevede infatti un certo numero di formule o di frasi standard che è bene utilizzare in modo appropriato al fine di scrivere una lettera formale assolutamente impeccabile.
Come scrivere correttamente una lettera formale (in ogni lingua)
Una lettera formale deve possedere necessariamente alcune caratteristiche, a prescindere dalla lingua in cui è scritta: deve essere il più breve possibile ma deve anche spiegare perfettamente il contesto di partenza e lo scopo di chi la scrive; meglio che sia organizzata in paragrafi brevi e che tali paragrafi non superino il numero di tre o quattro.
L’oggetto della lettera dev’essere scritto in maniera da indicare chiaramente il suo contenuto, senza eccedere in dettagli inutili. L’intestazione e la chiusura devono essere adeguate al rapporto che intercorre tra il mittente e il destinatario.
Una volta realizzato correttamente il testo italiano, tradurre una lettera formale sarà molto più semplice.
Traduzione di una lettera formale in inglese: gli errori da non commettere mai
L’inglese è una delle lingue più utilizzate nelle comunicazioni formali o ufficiali del mondo occidentale, quindi ci si trova molto spesso a tradurre una lettera formale in inglese.
Come già accennato l’apertura è fondamentale, quindi bisogna sapere bene come tradurre l’intestazione di una lettera formale. Un errore imperdonabile sarebbe quello di utilizzare la giusta formula di apertura in italiano e poi sbagliare la sua traduzione.
Gentilissima Signora / Gentilissimo Signore = Dear Madam / Dear Sir (quando il cognome del destinatario non è noto)
Gentilissima Signora / Gentilissimo Signore / Gentilissima Dottoressa / Gentilissimo Dottore = Dear Ms / Mr / Dr Smith (quando si conosce il cognome del destinatario)
All’attenzione di chi di competenza = To Whom It May Concern
Dopo l’intestazione, la formula di apertura deve fare riferimento ai motivi per cui lo scrivente ha deciso di indirizzare una lettera al destinatario:
In riferimento alla lettera del … = With reference to your letter of …
I am writing to you regarding / in connection with … = La sto contattando riguardo a …
Naturalmente anche la conclusione e i saluti devono essere coerenti con il tono del resto del testo e lasciare un buon ricordo della persona che ha inviato la lettera:
Le sarei grato/grata se potesse occuparsi della questione il prima possibile = I would be most grateful if you could look into this matter as soon as possible
La ringrazio per il suo aiuto = Thank you for your help in this matter
Spero di poterne discutere con lei il prima possibile = I look forward to discussing this with you at your earliest convenience
Tra le formule di saluto formale più utilizzate vanno ricordate:
Kind / Best Regards = I migliori saluti
Best = Saluti
Sincerely = In fede (da preferire se il destinatario è americano)
