Come gestire le riunioni da remoto

Le riunioni da remoto sono diventate una costante nella vita lavorativa di moltissime persone nel corso della pandemia di Coronavirus.

Il lavoro online ha profondamente cambiato sia le abitudini di interazione tra colleghi sia l'interazione tra persone che non lavorano abitualmente insieme, ma che devono prendere parte a meeting, trattative o riunioni di lavoro.

Esistono delle precise regole di base per far sì che una riunione online funzioni senza intoppi: si tratta di regole valide in qualsiasi situazione ma che diventano particolarmente preziose durante riunioni da remoto in lingua straniera. In quest'ultimo caso, naturalmente, sarà necessario anche prendere accorgimenti ulteriori per facilitare la comunicazione tra tutti i partecipanti.

Regole di base per gestire le riunioni in remoto

Per far sì che le riunioni online abbiano tutti i requisiti per funzionare occorre organizzarsi molto bene prima che la riunione abbia inizio. Ecco alcuni accorgimenti essenziali.

• Distribuire il materiale informativo e l'ordine del giorno tra tutti i partecipanti alcuni giorni prima della riunione, in maniera che tutti possano essere preparati in merito agli argomenti che verranno affrontati.
• Stabilire un canale di comunicazione primario e uno secondario: su quello secondario, preferibilmente solo testuale, si potranno fornire assistenza o spiegazioni a coloro che ne avranno necessità senza interrompere la discussione sul canale primario.
• Chiedere a ogni singolo partecipante di eseguire un check della strumentazione e dell'ambiente di lavoro prima di cominciare la chiamata, al fine di evitare ritardi dovuti a problemi tecnici, interruzioni o rumori di fondo.
• Chiedere a ogni partecipante di chiudere il microfono mentre non si sta parlando e di accenderlo solo nel momento in cui interverrà nella discussione.
• Chiedere di prenotare gli interventi alzando la mano quando si è in video conferenza o con altri sistemi nel caso di una chiamata vocale di gruppo.
• Alternare interventi e spiegazioni a momenti interattivi o di brainstorming in cui i partecipanti abbiano la possibilità di fare le proprie considerazioni in merito all'argomento appena esposto al fine di tenere sempre alta l'attenzione del gruppo.

Riunione in inglese? Chiedi l'aiuto di un interprete da remoto

L'inglese è una delle lingue più utilizzate in assoluto nel corso di riunioni aziendali e meeting di lavoro. Questo implica che tutti i partecipanti debbano possedere un'ottima o almeno buona padronanza della lingua al fine di seguire correttamente tutti i passaggi della riunione.

Se questa condizione non dovesse presentarsi, chiedere l'intervento di un interprete in remoto consentirà la perfetta comprensione reciproca tra tutti i partecipanti a una riunione, così da ridurre al minimo incomprensioni, mancato recepimento di informazioni e così via.

Naturalmente un interprete in remoto è in grado di offrire tutti i servizi di interpretariato di cui si usufruisce quando l'interprete lavora in presenza fisica, quindi chuchotage, traduzione simultanea o traduzione in trattativa.

Non bisogna dimenticare però che, a prescindere dall'intervento di un interprete professionista, nel caso di una riunione in lingua straniera diventa indispensabile osservare tutte le regole sopra descritte e, in particolare, far sì che ogni partecipante abbia avuto modo di esaminare la documentazione di riferimento giorni prima che la riunione abbia luogo.