Messaggi out of office in inglese: consigli ed esempi

I messaggi out of office (OOO) sono un utilissimo strumento di risposta automatica. Permettono di rimanere in contatto con i propri clienti e fornire indicazioni di vario tipo mentre si è assenti. In alcuni casi tradurli è fondamentale.

Messaggio out of office: cos’è

Anche se magari non sappiamo che si chiama così, con ogni probabilità nella nostra vita avremo ricevuto almeno una volta un messaggio out of office.

Si tratta di mail che vengono inviate automaticamente dal nostro indirizzo di posta elettronica in risposta a mail ricevute in un determinato periodo di tempo.

Questo sistema viene utilizzato principalmente quando si va in ferie o quando, per vari motivi, non si eseguirà l'accesso alla propria casella elettronica per leggere i messaggi ricevuti.

Un messaggio out of office ha lo scopo di fornire a chi lo riceve chiarimenti e indicazioni, in maniera che l'assenza o le ferie di una persona non vengano percepite come un disservizio.

A tale scopo un messaggio out of office ben scritto deve riportare:

• motivazione dell'assenza (vacanza, malattia, motivi personali eccetera)
• durata dell'assenza (con riferimento alla data in cui si riprenderanno le attività lavorative)
• contatti di una persona di riferimento che possa eventualmente rispondere alle mail durante la nostra assenza.

Come scrivere una risposta automatica di “fuori ufficio” in inglese?

Tra le regole di base per la scrittura di un messaggio out of office efficace c'è la necessità di mantenere un tono neutro, evitando di utilizzare un tono ironico o scherzoso.

Questa raccomandazione vale soprattutto se si ricevono di frequente e-mail da parte di clienti, fornitori o colleghi stranieri, che potrebbero non comprendere l'ironia e farsi una pessima idea della professionalità della persona da cui hanno ricevuto il messaggio out of office.

Esempi di out of office efficaci in inglese

Essendo l'inglese una delle lingue più diffuse in tutto il mondo, nonché la lingua utilizzata normalmente per le comunicazioni aziendali internazionali, risulta molto utile sapere come formulare un messaggio out of office in inglese. Di seguito alcuni esempi:

Thank you for your email.
I will be out of the office until the (inserire la data di ritorno).
If your query is urgent, you can contact (nome del collega + indirizzo mail) in my absence.
Kind regards,
(Nome e Cognome)

Messaggio di fuori ufficio per malattia in inglese

Hi there,

Thank you for your email.
I am currently out of the office due to health reasons, and I will not have access to my inbox until (Data).
If your query is urgent, you can reach me on my personal phone number (numero di telefono)

Regards,

(Nome e Cognome)

Messaggio out of office per vacanze in inglese

Hello,

Thank you for getting in touch.
I am on holiday from (Data) to (Data).
I will be back in the office on (Data).
While I’m away, you can contact my colleague (Nome) at (e-mail). Otherwise, I will reply to your email as soon as I get back.
Best wishes,

(Nome e Cognome)

Naturalmente, non tutte le comunicazioni out of office possono essere così semplici e stringate. Inoltre, si può presentare la necessità di inviare messaggi out of office in più lingue. In questo caso, soprattutto se si tratta di comunicare con clienti di un certo livello, raccomandiamo di affidarsi a professionisti della traduzione.

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